cpr certification online
cpr certification onlinecpr certification online
CPR certification onlineCPR certification online

Over Vrijwilligers

Vrijwilligersbeleid

Volgens het woordenboek is een vereniging een groep van mensen die een gezamenlijk doel nastreven. Verenigen is samenvoegen, binden van iets. Bij een (zwem)vereniging zijn dat de leden. Maar DAW is niet zomaar een een zwemvereniging: DAW is een omnisportvereniging. Binnen dezelfde club worden verschillende takken van zwemsport beoefend. Onze vereniging is er voor jong tot oud, voor mensen die recreatief willen sporten, tot sporters die de top willen bereiken.

Het zwemmen, het trainen, maar ook het organiseren van de vereniging doen we samen. Denk bijvoorbeeld aan trainers, bestuursleden, commissieleden en klussers. Al die mensen zorgen ervoor dat jij lekker kunt trainen en na de wedstrijd terecht kan in ons clubhuis. Dat doen we met plezier en merk je binnen de hele vereniging. Deze activiteiten worden allemaal uitgevoerd door vrijwilligers, maar helaas is het niet meer vanzelfsprekend dat leden zich als vrijwilliger inzetten. Hierdoor komen dezelfde taken op een steeds kleiner wordende groep mensen terecht.

Alle vrijwilligers binnen de vereniging krijgen het steeds drukker met de taken die erbij komen. Mensen krijgen er hierdoor minder zin in of hebben niet genoeg tijd in hun (toch al drukke) agenda om hun taken goed uit te voeren. Dat vinden de sporters ook niet leuk. Want een training is toch helemaal niet leuk als de trainer geen programma heeft bedacht of zelf niet gemotiveerd langs de kant staat? Of hoe moet het nou als niemand het badwater heeft gereserveerd of er geen vervoer is naar de wedstrijd?

Om ervoor te zorgen dat de vereniging gezond blijft is het belangrijk om de taken goed te spreiden. Op die manier gebeurt het niet dat er opeens geen badwater is, of dat de training niet doorgaat omdat de trainer ziek is. Zo kan iedereen doen wat hij het liefste doet: lekker (synchroon)zwemmen of waterpoloën.

Beste (potentiële) vrijwilliger: laat van je horen

Dit stuk is geschreven om meer richting en inhoud te geven aan hoe de Alkmaarse zwemvereniging DAW omgaat en om wil gaan met haar vrijwilligers.

De doelgroep is onze leden, die hopelijk na het lezen hiervan net zo enthousiast zijn als wij om de handen uit de mouwen te steken!

Het bestuur van DAW vindt het belangrijk dat iedere vrijwilliger blij is en zich op zijn plek voelt. Daarom hebben wij nagedacht over hoe wij dat samen willen bereiken en dat hebben wij in dit stuk vastgelegd.

Natuurlijk zijn wij ook vrijwilligers en is dit document dynamisch. Als jij ook goede ideeën hebt over hoe DAW met de vrijwilligers om zou moeten gaan, laat het ons vooral weten! Dit kan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Vrijwilligersaanpak binnen DAW

Vrijwilligerswerk is leuk en dat moet vooral ook zo blijven. Hoe houd je de vrijwilliger blij, zodat hij/zij bij de vereniging wil blijven? Wat wil de vrijwilliger eigenlijk?

De vrijwilliger wil plezier in zijn vrijwilligerswerk hebben en houden. Voor elke vrijwilliger zijn er andere criteria. De één wil op de voorgrond treden, de ander wil uitgedaagd worden en weer een ander zoekt gezelligheid/contact, of blijft juist graag wat meer op de achtergrond. De een wil het liefs iets alleen uitdokteren, de ander zoekt de samenwerking op. Belangrijk dus om te weten wat de vrijwilliger onder “leuk” verstaat. Om het iemand naar de zin te kunnen maken is het daarom nodig te weten: ”Waarom wordt iemand vrijwilliger?”, zodat hiermee rekening gehouden kan worden.

Drie vragen spelen een duidelijke rol:
1. Hoe zorgen we ervoor dat we voldoende vrijwilligers hebben?
2. Hoe zorgen we ervoor dat de vrijwilligers die we hebben, ook behouden?
3. Hoe zorgen we ervoor dat niet teveel op de schouders van te weinig vrijwilligers drukt?

Het inpassen van een vrijwilliger in een functie vraagt dan ook bijzondere aandacht. Een nieuwe vrijwilliger zal zeker tijdens de inwerkperiode een goede introductie en voldoende begeleiding moeten krijgen.

Daarnaast zal ook gedurende de gehele “loopbaan” van de vrijwilliger aandacht moeten worden geschonken aan die aspecten die voor plezier in de functie zorgen.

Wat te doen om aan nieuwe vrijwilligers te komen?

Wat te doen bij binnenkomst van een nieuwe vrijwilliger? Wat te doen als een vrijwilliger stopt?

Waarom gaat het werven vaak zo moeizaam, hoe zou het minder moeizaam kunnen en hoe pakken we dit aan? Twee vragen spelen hierbij een rol:

1. Wat is de vraag? en
2. Wat is het aanbod?

Werven is het bij elkaar brengen, het afstemmen van vraag en aanbod, het krijgen van de juiste persoon op de juiste plaats, zorgen dat functie en persoon goed bij elkaar passen. Als vraag en aanbod niet goed op elkaar zijn afgestemd, omdat bijvoorbeeld de verwachtingen ver uiteenlopen, is de kans op teleurstelling groot en stapt de vrijwilliger er na korte tijd uit. Om succes te kunnen boeken moeten we heel goed weten wie we voor welke klus zoeken, hoe concreter hoe beter. Informatie over vacature(s), kan het zoeken naar nieuwe vrijwilligers eenvoudiger en plezieriger maken. Hiervoor is de vrijwilligerscoördinator in het leven geroepen.

 

De vrijwilligerscoördinator

De vrijwilligerscoördinator is iemand die goed op de hoogte is van alle ins en outs van het vrijwilligersbestand van een organisatie of commissie. Hij/zij weet waar de knelpunten zitten en welke mogelijkheden benut kunnen worden.

DAW heeft als omnisportvereniging veel (verschillende) vrijwilligers nodig. Idealiter kent de vrijwilligerscoördinator iedere vrijwilliger en hun behoeftes. Dit is alleen te veel werk voor een persoon. Daarom heeft de vrijwilligerscoördinator steun van zijn/haar contactpersonen binnen de afdelingen. De coördinator is zo een ‘spin in het web’ van de vereniging.

De vrijwilligerscoördinator gebruikt de kwartaalbijeenkomsten voor het afstemmen met de afdelingen over vacatures en vrijwilligers die zich hebben aangeboden.

Introductie van de methode met 6 B’s

Binnen DAW hanteren we de methode van de 6 B’s. Deze methode is gebaseerd op een bestaand model met vijf B’s waar Arcon een zesde B (‘Bezinnen’) aan heeft toegevoegd. Deze methode omvat het hele traject rond het werken met vrijwilligers

1)  Bezinnen  :  Wie en wat zijn we als organisatie, waarom werken we met vrijwilligers, wat hebben we vrijwilligers te bieden, wat vragen we van hen?
2) Binnenhalen : Wie willen we binnenhalen, hoe willen we dat doen, waar zoeken we?
3) Begeleiden : Welke begeleiding is er mogelijk, hoe en wanneer begeleiden, wie is aanspreekpunt, aan welke begeleiding is behoefte?
4) Belonen : Op welke manier belonen we onze vrijwilligers, wie zorgt daarvoor?
5) Behouden : Hoe houden we onze vrijwilligers vast, wat is daarvoor nodig?
6) Beëindigen : Hoe nemen we afscheid van een vrijwilliger, houden we een exitgesprek, wat zijn de ervaringen van vrijwilliger in de organisatie, wat kunnen we nog voor elkaar betekenen?

De eerste B: Bezinnen

Leidinggeven aan vrijwilligers is meer dan vrijwilligers aanstellen, de taken verdelen en zorgen dat alle werkzaamheden worden verricht. Dan wordt de vraag relevant wat een vrijwilliger leuk vindt aan DAW en ook de vraag waarom hij dat werk langere tijd zou willen blijven doen. Verdiepen in vrijwilligerszaken betekent inzicht krijgen in wat de  organisatie en vrijwilligers voor elkaar kunnen betekenen. Zo’n beleid maakt het mogelijk dat de vrijwilligers binnen DAW tot hun recht komen en hun eigen doelen kunnen nastreven en tegelijkertijd de doelstellingen van DAW realiseren. 

Dit vrijwilligersbeleid moet vervolgens ook passen binnen de Missie van DAW:

"De Alkmaarse Waterratten (DAW) - Plezier in en om het water van jong tot oud”

  1. Een vereniging waar leden zich thuisvoelen en zich kunnen ontwikkelen (op sportief en sociaal niveau).
  2. Bij DAW kan de zwemsport op alle niveaus worden beoefend.
  3. DAW is er voor en door leden.

De tweede B: Binnenhalen

Om ervoor te zorgen dat mensen op de juiste plek terecht komen is het van belang om al voor de aanstelling van de vrijwilliger duidelijk te hebben wat er precies moet gebeuren. Is deze vrijwilliger wel de juiste voor de vacature? Binnenhalen dus, maar wel op de juiste plaats. Zorg dat je van tevoren met de vrijwilliger kennis maakt. Wat is dit voor persoon? Wat zijn zijn/haar interesses? Waarom wordt deze persoon vrijwilliger? De een zoekt tijdbesteding tijdens zijn/haar pensioen, de ander zoekt meer contact met andere mensen of zoekt een nieuwe uitdaging.

DAW besteedt hier aandacht aan en houdt hier rekening mee tijdens de carrière van de vrijwilliger.

Om gericht te kunnen zoeken is eveneens informatie over de gewenste kandidaat nodig, zoals:

-Wat hij/zij concreet kan

-Hoeveel tijd hij/zij beschikbaar heeft

-Wat de motieven zijn om de functie uit te oefenen

-Wat zijn zijn/haar eigenschappen

De derde B: Begeleiden

Niets is vervelender dan op een nieuwe werkplek beginnen en geen idee hebben wat je moet doen. Dit geldt ook voor vrijwilligerswerk! Zorg dus dat het voor de vrijwilliger, maar ook voor andere betrokken partijen, duidelijk is wat de vrijwilliger komt doen en wat het takenpakket precies inhoudt. Een goede functieomschrijving zou hierbij kunnen helpen, maar goede begeleiding tijdens het inwerktraject is net zo belangrijk. Binnen DAW hebben we daarom voor veel vrijwilligerstaken een functieprofiel opgesteld.

Het vinden van iemand voor een bepaalde functie krijgt over het algemeen meer prioriteit dan het nadenken over de manier van werven, plaatsen en begeleiding van vrijwilligers.

De bedoeling van deze notitie is daarom om meer structuur aan te brengen in dat hele proces en de verbinding tussen de verschillende processtappen te laten zien. 

DAW bewaakt dit proces en draagt zorg voor een goed inwerktraject en begeleiding van haar vrijwilligers.

Het mag niet zo zijn dat als alle functies zijn ingevuld we op onze lauweren gaan rusten. Blijven begeleiden en zorgen dat de vrijwilliger zich thuis voelt en tevreden blijft. Het aspect ‘waarderen’ is een belangrijk aandachtspunt in het omgaan met vrijwilligers.

Waarderen is meer dan het bekende schouderklopje. Het is op een persoonlijke manier duidelijk maken dat de inzet van de vrijwilliger wordt gewaardeerd. De wijze van waarderen heeft vooral ook te maken met de motieven waarom iemand vrijwilliger wordt. Primair daarbij is dat de waardering dus aansluit bij het motief van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te willen doen.

Belangrijke waarderingspunten:

  • goed informeren
  • mogelijkheid tot gratis opleiding
  • reële beloning voor afgesproken taken
  • serieus nemen 
  • regelmatig afstemming
  • persoonlijke coaching
  • betrekken bij het beleid
  • inspraak geven
  • eigen taak/verantwoordelijkheid geven
  • uit de functie zelf (bevrediging, reacties relaties, gevoel dat ze nodig zijn)

De vierde B: Belonen

Uiteraard is het voor een vrijwilliger niet alleen leuk om een functie of een taak te doen binnen DAW. Het is ook belangrijk om te worden gewaardeerd binnen de vereniging. Als DAW zorgen wij voor onze vrijwilligers door jaarlijks een vrijwilligers avond te organiseren. Ook geven we de mogelijkheid om te groeien binnen de vereniging. Het volgen van een cursus of trainingen die worden vergoed door DAW is een van deze mogelijkheden. De vrijwilliger kan bij zijn commissie aangeven wat hij wil en samen bespreken zij de mogelijkheden.

DAW steunt de commissies in het ontwikkelen van de competenties van de vrijwilliger. Door de ruimte te geven voor het volgen van cursussen en trainingen.

De vijfde B: Behouden

Om een vrijwilliger te behouden is het van belang dat de vrijwilligers blij is met zijn takenpakket. Als er binnen de vereniging mogelijkheden zijn om te vrijwilliger bij te staan in zijn taken zal DAW haar best doen om de mogelijkheden aan te spreken. Daarnaast wordt er elk jaar een evaluatie gehouden met de vrijwilliger en de verantwoordelijke commissie zodat beide partijen er aan blijven werken dat de samenwerking optimaal blijft.

Na de introductie is de rol van de vrijwilligerscoördinator en zijn contactpersonen binnen de afdelingen extra belangrijk. Samen zorgen zij ervoor dat de nieuwe vrijwilliger het naar zijn zin heeft. Ook blijven zij in gesprek met de vrijwilliger over zijn taken, wensen, ontwikkelingen en ambities.

Iedere vrijwilliger kan zijn of haar ideeën bespreekbaar maken bij de voorzitter van de afdeling. Mocht je hier niet samen uit komen, dan is het bestuurslid dat deze afdeling in portefeuille heeft het eerstvolgende aanspreekpunt. Mocht je je hier niet prettig bij voelen, dan heeft DAW een Vertrouwenspersoon, met wie je het gesprek aan kunt gaan.

De zesde B: Beëindigen

Met stille trom laten vertrekken of kan het ook anders? 

Het kan ook anders, want met stille trom laten vertrekken moeten we nooit doen. We moeten er altijd voor proberen te zorgen dat iemand met een goed gevoel vertrekt. Hij/zij zal positief over de organisatie praten, ook als in het verleden niet altijd alles naar wens is verlopen.

Zoals bij elke samenwerking komt er ook een einde aan de samenwerking tussen vrijwilliger en commissie. Door een evaluatiegesprek aan te gaan met de vrijwilliger kunnen commissie en vereniging sterker worden en groeien tot een gezonde en sterke vereniging. Tijdens dit gesprek kunnen goede punten en verbeterpunten worden besproken. De commissies zullen deze punten communiceren waardoor inzichtelijk wordt wat er op welke plekken goed gaat en wat er verbeterd kan worden.

Een vrijwilliger stopt niet zomaar en van de ene op de andere dag. Besluit de vrijwilliger te stoppen dan is het zaak om de reden van vertrek te weten te komen. In het feedbackformulier wordt een opsomming gegeven van mogelijke redenen van vertrek. We zouden graag het waarom willen weten van geen zin meer, teveel taken, te weinig begeleiding etc. De antwoorden hierop kunnen knelpunten wegnemen en kunnen maatregelen worden genomen om iets dergelijks in de toekomst te voorkomen.

Misschien leidt een gesprek of het invullen van het formulier ertoe dat de vrijwilliger nog een andere functie wil vervullen of mee wil werken in een project.

Aanmelden als vrijwilliger

  1. Naam(*)
    Please let us know your name.
  2. Email(*)
    Please let us know your email address.
  3. Telefoonnummer
    Invalid Input
  4. Functie
    Invalid Input
  5. Toelichting
    Invalid Input
  6. Binnen 1 week nemen we contact op

Onze Sponsors

Home