Vrijwilligerswerk is leuk en dat moet vooral ook zo blijven. Hoe houd je de vrijwilliger blij, zodat hij/zij bij de vereniging wil blijven? Wat wil de vrijwilliger eigenlijk?

De vrijwilliger wil plezier in zijn vrijwilligerswerk hebben en houden. Voor elke vrijwilliger zijn er andere criteria. De één wil op de voorgrond treden, de ander wil uitgedaagd worden en weer een ander zoekt gezelligheid/contact, of blijft juist graag wat meer op de achtergrond. De een wil het liefs iets alleen uitdokteren, de ander zoekt de samenwerking op. Belangrijk dus om te weten wat de vrijwilliger onder “leuk” verstaat. Om het iemand naar de zin te kunnen maken is het daarom nodig te weten: ”Waarom wordt iemand vrijwilliger?”, zodat hiermee rekening gehouden kan worden.

Drie vragen spelen een duidelijke rol:
1. Hoe zorgen we ervoor dat we voldoende vrijwilligers hebben?
2. Hoe zorgen we ervoor dat de vrijwilligers die we hebben, ook behouden?
3. Hoe zorgen we ervoor dat niet teveel op de schouders van te weinig vrijwilligers drukt?

Het inpassen van een vrijwilliger in een functie vraagt dan ook bijzondere aandacht. Een nieuwe vrijwilliger zal zeker tijdens de inwerkperiode een goede introductie en voldoende begeleiding moeten krijgen.

Daarnaast zal ook gedurende de gehele “loopbaan” van de vrijwilliger aandacht moeten worden geschonken aan die aspecten die voor plezier in de functie zorgen.

Wat te doen om aan nieuwe vrijwilligers te komen?

Wat te doen bij binnenkomst van een nieuwe vrijwilliger? Wat te doen als een vrijwilliger stopt?

Waarom gaat het werven vaak zo moeizaam, hoe zou het minder moeizaam kunnen en hoe pakken we dit aan? Twee vragen spelen hierbij een rol:

1. Wat is de vraag? en
2. Wat is het aanbod?

Werven is het bij elkaar brengen, het afstemmen van vraag en aanbod, het krijgen van de juiste persoon op de juiste plaats, zorgen dat functie en persoon goed bij elkaar passen. Als vraag en aanbod niet goed op elkaar zijn afgestemd, omdat bijvoorbeeld de verwachtingen ver uiteenlopen, is de kans op teleurstelling groot en stapt de vrijwilliger er na korte tijd uit. Om succes te kunnen boeken moeten we heel goed weten wie we voor welke klus zoeken, hoe concreter hoe beter. Informatie over vacature(s), kan het zoeken naar nieuwe vrijwilligers eenvoudiger en plezieriger maken. Hiervoor is de vrijwilligerscoördinator in het leven geroepen.

De vrijwilligerscoördinator

De vrijwilligerscoördinator is iemand die goed op de hoogte is van alle ins en outs van het vrijwilligersbestand van een organisatie of commissie. Hij/zij weet waar de knelpunten zitten en welke mogelijkheden benut kunnen worden.

DAW heeft als omnisportvereniging veel (verschillende) vrijwilligers nodig. Idealiter kent de vrijwilligerscoördinator iedere vrijwilliger en hun behoeftes. Dit is alleen te veel werk voor een persoon. Daarom heeft de vrijwilligerscoördinator steun van zijn/haar contactpersonen binnen de afdelingen. De coördinator is zo een ‘spin in het web’ van de vereniging.

De vrijwilligerscoördinator gebruikt de kwartaalbijeenkomsten voor het afstemmen met de afdelingen over vacatures en vrijwilligers die zich hebben aangeboden.

Binnen DAW hanteren we de methode van de 6 B’s. Deze methode is gebaseerd op een bestaand model met vijf B’s waar Arcon een zesde B (‘Bezinnen’) aan heeft toegevoegd. Deze methode omvat het hele traject rond het werken met vrijwilligers

De eerste B: Bezinnen

Leidinggeven aan vrijwilligers is meer dan vrijwilligers aanstellen, de taken verdelen en zorgen dat alle werkzaamheden worden verricht. Dan wordt de vraag relevant wat een vrijwilliger leuk vindt aan DAW en ook de vraag waarom hij dat werk langere tijd zou willen blijven doen. Verdiepen in vrijwilligerszaken betekent inzicht krijgen in wat de  organisatie en vrijwilligers voor elkaar kunnen betekenen. Zo’n beleid maakt het mogelijk dat de vrijwilligers binnen DAW tot hun recht komen en hun eigen doelen kunnen nastreven en tegelijkertijd de doelstellingen van DAW realiseren. 

Dit vrijwilligersbeleid moet vervolgens ook passen binnen de Missie van DAW:

"De Alkmaarse Waterratten (DAW) - Plezier in en om het water van jong tot oud”

1. Een vereniging waar leden zich thuisvoelen en zich kunnen ontwikkelen (op sportief en sociaal niveau).
2. Bij DAW kan de zwemsport op alle niveaus worden beoefend.
3. DAW is er voor en door leden.

De tweede B: Binnenhalen

Om ervoor te zorgen dat mensen op de juiste plek terecht komen is het van belang om al voor de aanstelling van de vrijwilliger duidelijk te hebben wat er precies moet gebeuren. Is deze vrijwilliger wel de juiste voor de vacature? Binnenhalen dus, maar wel op de juiste plaats. Zorg dat je van tevoren met de vrijwilliger kennis maakt. Wat is dit voor persoon? Wat zijn zijn/haar interesses? Waarom wordt deze persoon vrijwilliger? De een zoekt tijdbesteding tijdens zijn/haar pensioen, de ander zoekt meer contact met andere mensen of zoekt een nieuwe uitdaging.

DAW besteedt hier aandacht aan en houdt hier rekening mee tijdens de carrière van de vrijwilliger.

Om gericht te kunnen zoeken is eveneens informatie over de gewenste kandidaat nodig, zoals:

-Wat hij/zij concreet kan

-Hoeveel tijd hij/zij beschikbaar heeft

-Wat de motieven zijn om de functie uit te oefenen

-Wat zijn zijn/haar eigenschappen

De derde B: Begeleiden

Niets is vervelender dan op een nieuwe werkplek beginnen en geen idee hebben wat je moet doen. Dit geldt ook voor vrijwilligerswerk! Zorg dus dat het voor de vrijwilliger, maar ook voor andere betrokken partijen, duidelijk is wat de vrijwilliger komt doen en wat het takenpakket precies inhoudt. Een goede functieomschrijving zou hierbij kunnen helpen, maar goede begeleiding tijdens het inwerktraject is net zo belangrijk. Binnen DAW hebben we daarom voor veel vrijwilligerstaken een functieprofiel opgesteld.

Het vinden van iemand voor een bepaalde functie krijgt over het algemeen meer prioriteit dan het nadenken over de manier van werven, plaatsen en begeleiding van vrijwilligers.

De bedoeling van deze notitie is daarom om meer structuur aan te brengen in dat hele proces en de verbinding tussen de verschillende processtappen te laten zien. 

DAW bewaakt dit proces en draagt zorg voor een goed inwerktraject en begeleiding van haar vrijwilligers.

Het mag niet zo zijn dat als alle functies zijn ingevuld we op onze lauweren gaan rusten. Blijven begeleiden en zorgen dat de vrijwilliger zich thuis voelt en tevreden blijft. Het aspect ‘waarderen’ is een belangrijk aandachtspunt in het omgaan met vrijwilligers.

Waarderen is meer dan het bekende schouderklopje. Het is op een persoonlijke manier duidelijk maken dat de inzet van de vrijwilliger wordt gewaardeerd. De wijze van waarderen heeft vooral ook te maken met de motieven waarom iemand vrijwilliger wordt. Primair daarbij is dat de waardering dus aansluit bij het motief van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te willen doen.

Belangrijke waarderingspunten:

• goed informeren
  
• mogelijkheid tot gratis opleiding
  
• reële beloning voor afgesproken taken
  
• serieus nemen 
• regelmatig afstemming
  
• persoonlijke coaching
  
• betrekken bij het beleid
  
• inspraak geven
  
• eigen taak/verantwoordelijkheid geven
  
• uit de functie zelf (bevrediging, reacties relaties, gevoel dat ze nodig zijn)

De vierde B: Belonen

Uiteraard is het voor een vrijwilliger niet alleen leuk om een functie of een taak te doen binnen DAW. Het is ook belangrijk om te worden gewaardeerd binnen de vereniging. Als DAW zorgen wij voor onze vrijwilligers door jaarlijks een vrijwilligers avond te organiseren. Ook geven we de mogelijkheid om te groeien binnen de vereniging. Het volgen van een cursus of trainingen die worden vergoed door DAW is een van deze mogelijkheden. De vrijwilliger kan bij zijn commissie aangeven wat hij wil en samen bespreken zij de mogelijkheden.

DAW steunt de commissies in het ontwikkelen van de competenties van de vrijwilliger. Door de ruimte te geven voor het volgen van cursussen en trainingen.

De vijfde B: Behouden

Om een vrijwilliger te behouden is het van belang dat de vrijwilligers blij is met zijn takenpakket. Als er binnen de vereniging mogelijkheden zijn om te vrijwilliger bij te staan in zijn taken zal DAW haar best doen om de mogelijkheden aan te spreken. Daarnaast wordt er elk jaar een evaluatie gehouden met de vrijwilliger en de verantwoordelijke commissie zodat beide partijen er aan blijven werken dat de samenwerking optimaal blijft.

Na de introductie is de rol van de vrijwilligerscoördinator en zijn contactpersonen binnen de afdelingen extra belangrijk. Samen zorgen zij ervoor dat de nieuwe vrijwilliger het naar zijn zin heeft. Ook blijven zij in gesprek met de vrijwilliger over zijn taken, wensen, ontwikkelingen en ambities.

Iedere vrijwilliger kan zijn of haar ideeën bespreekbaar maken bij de voorzitter van de afdeling. Mocht je hier niet samen uit komen, dan is het bestuurslid dat deze afdeling in portefeuille heeft het eerstvolgende aanspreekpunt. Mocht je je hier niet prettig bij voelen, dan heeft DAW een Vertrouwenspersoon, met wie je het gesprek aan kunt gaan.

De zesde B: Beëindigen

Met stille trom laten vertrekken of kan het ook anders? 

Het kan ook anders, want met stille trom laten vertrekken moeten we nooit doen. We moeten er altijd voor proberen te zorgen dat iemand met een goed gevoel vertrekt. Hij/zij zal positief over de organisatie praten, ook als in het verleden niet altijd alles naar wens is verlopen.

Zoals bij elke samenwerking komt er ook een einde aan de samenwerking tussen vrijwilliger en commissie. Door een evaluatiegesprek aan te gaan met de vrijwilliger kunnen commissie en vereniging sterker worden en groeien tot een gezonde en sterke vereniging. Tijdens dit gesprek kunnen goede punten en verbeterpunten worden besproken. De commissies zullen deze punten communiceren waardoor inzichtelijk wordt wat er op welke plekken goed gaat en wat er verbeterd kan worden.

Een vrijwilliger stopt niet zomaar en van de ene op de andere dag. Besluit de vrijwilliger te stoppen dan is het zaak om de reden van vertrek te weten te komen. In het feedbackformulier wordt een opsomming gegeven van mogelijke redenen van vertrek. We zouden graag het waarom willen weten van geen zin meer, teveel taken, te weinig begeleiding etc. De antwoorden hierop kunnen knelpunten wegnemen en kunnen maatregelen worden genomen om iets dergelijks in de toekomst te voorkomen.

Misschien leidt een gesprek of het invullen van het formulier ertoe dat de vrijwilliger nog een andere functie wil vervullen of mee wil werken in een project.

Preventie- en Integriteitsbeleid Zwemvereniging DAW Alkmaar

DAW is een vereniging waar iedereen veilig en plezierig moet kunnen sporten. Een vereniging waar iedereen zich veilig voelt om zich te ontwikkelen binnen de sport en het vrijwilligerswerk. Binnen DAW is daarom geen plek voor grensoverschrijdend gedrag. We hebben een open cultuur waardoor we elkaar durven aan te spreken als iemand zich toch op een grensoverschrijdende manier gedraagt. En als er toch iets misgaat, weten we hoe te handelen.

Doelen t.a.v. de preventie van grensoverschrijdend gedrag

Het komende jaar is het doel van DAW om:

• alle leden te laten weten wat onze visie is voor de preventie van grensoverschrijdend gedrag, zodat alle leden op de hoogte zijn.
• alle trainers bewust te maken van wat de invloed is op het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag.

Wat verstaan we als DAW onder grensoverschrijdend gedrag?

Onder grensoverschrijdend gedrag valt pesten, seksuele intimidatie, beledigen en lichamelijke of verbale agressie. Vele sporters maken weleens een situatie mee waarin dergelijk gedrag getoond wordt. Een trainer heeft ontzettend veel invloed in het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag, maar ook sporters onderling naar elkaar. Vaak gaan er veel stappen vooraf aan ongewenst gedrag: die kun je leren herkennen. Belangrijk daarbij is vooral om goed te observeren, uit te spreken wat je ziet en niet te snel (verkeerde) aannames te doen.

Gedragscodes

DAW heeft onderstaande gedragscode opgesteld. Hierin staat wat wel en niet gewenst is in de omgang tussen sporters, trainer, coach of begeleider.

Voor sporters:

• IS OPEN:Wanneer iets wordt gevraagd, wat tegen je eigen gevoel, je normen en waarden ingaat, meld met dit bij de vertrouwenspersoon en/of bestuur. Ook wanneer je wordt benaderd om vals te spelen.
• TOONT RESPECT:Voor de tegenstander(s), teamgenoten, de scheidsrechter, trainers, toeschouwers en ieder ander. Let op taalgebruik en geeft iedereen het gevoel dat hij of zij zich vrij kan bewegen.
• RESPECTEERT AFSPRAKEN:Komt op tijd, meld zich (tijdig) af, luistert naar instructies en houd zich aan de regels.
• GAAT NETJES OM MET DE OMGEVING:Maak niets stuk, respecteer ieders eigendommen, laat de kleedkamer netjes achter. Ruim de materialen op. Gooit afval in de afvalbakken.
• BLIJFT VAN ANDEREN AF:Raakt buiten de normale sportbeoefening, niemand tegen zijn of haar wil aan.
• HOUDT ZICH AAN DE REGELS:leest de reglementen, de huisregels, deze gedragscode en alle andere afspraken, en houd zich daar ook aan.
• TAST NIEMAND IN ZIJN WAARDE AAN:Pest niet. Onthoud zich van discriminerende, kleinerende of intimiderende opmerkingen en gedragingen. Sluit niemand buiten en is tolerant.
• DISCRIMINEERT NIET:Maak geen onderscheid naar godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele gerichtheid, culturele achtergrond, leeftijd of andere kenmerken.
• IS EERLIJK en SPORTIEF:Speelt niet vals, gebruik geen verbaal of fysiek geweld, gebruik geen doping. Doe niet mee aan het fixen van een wedstrijd, competitie of record.
• STRIJD ALLEEN IN HET WATER EN NIET DAAR BUITEN.Gaat de strijd aan in het water binnen de richtlijnen van de sport.
• MELDT OVERTREDINGEN VAN DEZE GEDRAGSCODE:Meld overtredingen van deze code bij het bestuur en/of de vertrouwenscontactpersoon van de sportvereniging.
• DRINKT NA AFLOOP VAN HET SPORTEN ALCOHOL MET MATE EN DRINKT NIET WANNEER HIJ/ZIJ MET DE AUTO IS.

Voor vrijwilligers (trainers, coaches, begeleiders):

• ZORGT VOOR VEILIGE OMGEVING. Schept een omgeving en een sfeer, waarin sociale veiligheid gewaarborgd is en ook zo wordt ervaren.
• KENT EN HANDELT NAAR DE REGELS EN AFSPRAKEN DIE GEMAAKT ZIJN BINNEN DAW. Zorgt dat hij/zij op de hoogte is van de regels en richtlijnen én past ze ook toe.
• IS ZICH BEWUST VAN MACHTONGELIJKHEID EN MISBRUIKT DEZE POSITIE NIET. Gebruikt de positie niet om op onredelijke of ongepaste wijze macht uit te oefenen. Onthoud zich van elke vorm van (machts)misbruik, emotioneel misbruik, fysiek en seksueel misbruik. Alle seksuele handelingen, -contacten en –relaties met minderjarige zijn onder geen beding geoorloofd.
• RESPECTEERT HET PRIVELEVEN VAN DE SPORTER EN ONTHOUDT ZICH VAN BEJEGEN. Dringt zich niet verder in het privéleven van sporters dan noodzakelijk is. Gaat met respect om met de sporter en met ruimtes waar de sporters zich bevinden, zoals de kleedkamer, de douche of hotelkamer en onthoudt zich er van de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast.
• TAST NIEMAND IN ZIJN/HAAR WAARDE AAN. Onthoudt zich van discriminerende, kleinerende of intimiderende opmerkingen en gedragingen. Maakt geen onderscheid naar godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele gerichtheid, culturele achtergrond, leeftijd of andere kenmerken. Sluit niemand buiten en blijft tolerant.
• IS EEN VOORBEELD VOOR ANDEREN. Onthoudt zich van gedragingen en uitlatingen waardoor de vereniging in diskrediet kan worden gebracht. Gedraagt zich respectvol, onthoudt zich van grievende en/of beledigende opmerkingen.
• IS INTEGER. Neemt en biedt geen gunsten, geschenken of vergoedingen aan, om iets te doen of na te laten wat in strijd is met de integriteit van de sport. Indien wel wordt aangeboden om iets te doen of na te laten, meld de trainer dit aan het bestuur en/of vertrouwenspersoon.
• ZIET TOE OP DE NALEVING VAN REGELS EN NORMEN. Ziet toe op naleving van reglementen, de huisregels, deze gedragscode en andere normen.
• IS ALERT OP SIGNALEN. Is waakzaam en alert op signalen en aarzelt niet om signalen door te geven aan het bestuur en/of vertrouwenspersoon.
• NUTTIGT ZELF GEEN ALCOHOL EN ROOKT NIET TIJDENS CLUBACTIVITEITEN. Tijdens het geven van trainingen of tijdens andere activiteiten waarbij de sporters betrokken zijn.

In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest hiervan te handelen.

Aanname beleid

Als vereniging draaien we op vrijwilligers. Zonder vrijwilligers geen vereniging. Uitgangspunt is dat iedereen die DAW een warm hart toedraagt vrijwilliger kan worden. Om ervoor te zorgen dat we nu en in de toekomst blijven werken met vrijwilligers met integere bedoelingen geldt er een korte procedure zoals hieronder uiteengezet.

• Er wordt een kennismakingsgesprek gehouden met een trainer/begeleider/vrijwilliger.
• Er wordt naar de benodigde competenties gevraagd.
• Indien nodig worden er referenties gevraagd.
• Indien niet in bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), wordt deze aangevraagd. Het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport zoekt uit of  het gedrag uit het verleden van deze persoon geen bezwaar oplevert voor het de aanstelling als vrijwilliger. Elke vrijwilliger bij DAW, welke sporters begeleid op welke manier dan ook, heeft een geldig VOG nodig.
• De aspirant trainer/begeleider/vrijwilliger dient lid te zijn/worden van de vereniging.
• De aspirant trainer/begeleider/vrijwilliger zal op de hoogte gesteld worden van de gedragscodes van de vereniging en de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon binnen de vereniging.

Vertrouwenscontactpersoon

DAW heeft een vertrouwenscontactpersoon voor leden die ondersteuning nodig hebben binnen de vereniging als zij grensoverschrijdend gedrag hebben ervaren. Onze vertrouwenscontactpersoon is:

Cynthia Kleppe,

email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Dit beleid is opgesteld in januari 2021 en zal naar aanleiding van landelijke, dan wel regionale updates worden doorontwikkeld.